MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL
► Administración, economía y
afines
Quizás, antes de entrar en
la definición de lo que es un Manual de Gestión Documental, sea preciso
recordar que toda institución, tanto pública como privada, tiende a poseer un
Archivo en donde residen los distintos documentos emitidos o recibidos a lo largo
de su funcionamiento, siendo el Programa de Gestión Documental (PGD) el
encargado de determinar cómo se lleva a cabo la creación de dicho Archivo.
De esta forma, cada empresa
contará entonces con un Programa de Gestión Documental, en donde se establecerán
las reglas y procedimientos que los empleados encargados deberán aplicar a cada
fase del proceso archivístico, a fin de aplicar los procesos adecuados en las
fases de Recepción, Clasificación, Conservación, Consulta o Eliminación de los
distintos documentos inherentes a la vida y tareas de la institución, a fin de
que estos sirvan como un testimonio material de la historia administrativa de
la entidad.
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
En consecuencia, el Manual
de Gestión Documental será el documento físico o digital en donde la Directiva
de una Empresa especifica cuáles son los procedimientos que conforman el
Programa de Gestión Documental por el que se regirán las actividades de Archivo
de la institución. De esta forma, en el Manual de Gestión Documental se podrán
encontrar los lineamientos de la empresa a la hora de recibir documentos,
clasificarlos, proceder a su Archivo temporal, permitir la consulta por parte
de los miembros o ajenos a la empresa, así como cuáles son los documentos que
se almacenarán de forma permanente y cuáles después de un tiempo prudente serán
eliminados.
FUNCIÓN DE MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Siendo entonces el documento
físico en donde residen las normas y procedimientos del PDG, el Manual de
Gestión Documental cuenta con la función esencial de capacitar y orientar a los
funcionarios y profesionales, encargados de la producción, recepción y manejo
de los distintos documentos inherentes a la empresa o entidad, surgiendo
también como una herramienta de consulta, a la cual todo miembro del equipo de
trabajo pueda referirse, a fin de entender, aclarar o verificar cualquier tipo
de procedimientos en materia documental.
OBJETIVO DE MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Así mismo, con respecto a
los distintos objetivos que puede plantearse en su concepción un Manual de
Gestión Documental es la de unificar los distintos criterios en materia
documental, estableciendo una metodología, que sea aplicada de forma general en
todos los departamentos de una empresa o institución, logrando entonces que
todos los profesionales encargados de crear o manejar el Archivo, sigan
idénticos criterios, que permitan entonces un manejo documental coherente y
unificado en toda la compañía.
IMPORTANCIA DE MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Finalmente, en cuanto a la
importancia del desarrollo y fijación textual de este tipo de Metodología
documental, los expertos en materia de Archivo han resaltado cómo la correcta
concepción y aplicación de estos procedimientos está orientada a lograr una
recepción, clasificación y conservación adecuada de los documentos que
conforman el Archivo de una institución, lo cual se traduce en hechos concretos
como los siguientes:
GARANTIZAN LA CONSULTA DOCUMENTAL
En primera instancia, una Manual de Gestión Documental
estará orientado a lograr la correcta recepción, clasificación, rotulación y
almacenamiento del material archivístico de una compañía, garantizando en todo
momento que los procedimientos de Consulta y Contraloría sobre los
procedimientos administrativos, sean posibles en cualquier momento, haciendo
entonces que el Archivo cumpla con una de sus principales funciones: servir de
consulta sobre hechos e informaciones determinadas.
DOCUMENTOS VITALES
Entre los múltiples documentos que pueden conformar el
ejercicio administrativo de una empresa o institución, resaltan especialmente
aquellos denominados como Documentos vitales, pues de su tenencia y
conservación dependen esencialmente el funcionamiento y protección de la
entidad. Un ejemplo de este tipo de documentos son los registros mercantiles,
contratos, pólizas de seguros, entre otros testimonios materiales que deben ser
conservados de forma adecuada y segura, contando con el suficiente respaldo y
protección, a fin de cuidarlos del paso del tiempo o los accidentes. Al
respecto, el Manual de Gestión Documental deberá ser el documento en donde
reposen los procedimientos adecuados de identificación, rotulación,
conservación y medidas de contingencia, relacionados con este tipo de
documentos, velando entonces porque los materiales constitutivos de la empresa
se encuentren siempre a disposición de los responsables y en perfecto estado,
garantizando la existencia y trascendencia misma de la entidad a la que
pertenecen.
COMUNICACIÓN EXTERNA
Así mismo, una institución también logra establecer contacto
con sus usuarios y proveedores a través de las comunicaciones escritas, por lo
que la correcta aplicación de un Manual de Gestión Documental se establece como
la estructura metodológica que permite la correcta recepción, canalización y
respuesta de las diversas solicitudes, consultas, cobros, quejas y sugerencias
que puedan provenir de estos factores externos, indispensables para la
existencia de la institución. En este sentido, la aplicación adecuada de un
Manual de Gestión Documental eficiente se encontraría estrechamente relacionada
con la eficacia y eficiencia de los canales de comunicación de una empresa,
garantizando la respuesta rápida y adecuada a los clientes y proveedores.
COMUNICACIÓN INTERNA
Igualmente, una empresa o compañía cuenta también con
mecanismos de comunicación interna, conformada por las solicitudes e
informaciones que se intercambian entre los distintos departamentos, así como
entre jefes y subordinados, los cuales deben hacerse de forma escrita, a fin de
que quede testimonio material de dichas comunicaciones. Por consiguiente, el
Manual de Gestión documental servirá de guía a fin de saber cuáles son los
procedimientos, formatos y normas por las que deben regirse de forma unificada
los distintos departamentos, garantizando entonces que la comunicación interna
de la empresa, también se haga de forma clara y asertiva, ayudando entonces con
el funcionamiento eficiente y eficaz, tanto de los recursos comunicativos como
de las funciones empresariales o institucionales.
FUNCIONAMIENTO EFICAZ Y EFICIENTE
Finalmente, la importancia del Manual de Gestión Documental
reside en colocar a disposición de los profesionales encargados del ejercicio
administrativo, las herramientas que le permitan crear una dinámica documental
adecuada, que venga por consiguiente a garantizar el funcionamiento de la
empresa, de forma eficaz y eficiente, convirtiéndose así en la mano derecha de
todo Administrador, al tiempo que le permiten llevar el control de las
funciones y ejercicios de la empresa, a fin de conocer, mejorar o corregir
cualquier circunstancia que pueda surgir durante las funciones de la empresa.
MAPA CONCEPTUAL
PREZI:
CÓMIC:
No hay comentarios:
Publicar un comentario